【考友分享】如何才能提高采购工作效率

1. 价格、质量、交期这三要素如何平衡?

2. 新供应商开发及产品前期如何导入?

3. 采购员到底需要掌握哪些专业知识?

4. 如何应对多品种、小批量、低金额、短交期的产品采购工作?

5. 如何深层次的看懂《报价单》?如何争取到最合理的价格?

6. 如何与供应商快捷有效的沟通，并让沟通结果与实际吻合?

7. 如何与供应商快捷有效的沟通，并让沟通结果与实际吻合?

8. 采购工作到底需要做到哪个环节才算完成?

9. 采购数据如何整理与分析?

      这三要素应该为质量第一、交期第二、价格第三;而我们在日常的采购工作中总是把价格放在首先考虑，认为只要价格谈下来了后面有些小问题都好解决，这往往会带来无穷无尽的问题。质量不稳定就一定影响到交期，之间的来回反复必然推高公司管理和生产成本也就无形中提高了采购价格(这个多米诺效应就是采购导致的，要算在采购帐上)。我认为品质追求最好，最好必然价格最高;交期也不是越短越好，交货太快会带来货款的最短期支付，给公司带来资金压力;我认为应该首先做到质量合格，其次交货准时，再是价格合理;现实中从来找不到价格最低、质量最好、交货最快的供应商。

 　　在开发供应商的环节，诸多供应商在接受考核前会做许多工作来掩盖自身的不足。身为采购开发者应该意识到这些，那些掩盖掉的往往应该是我们最关心的，我们应该寻求新到方式去探求供应商最真的一面，否则这样的工厂一旦成为我们的供应商，后期双方的合作必然不顺。

 　　另外，使用供应商不是传真一份图纸，然后报价再下单生产这样简单。在与供应商开始走报价流程前，一定要详细了解供应商的状况：设备能力、工艺能力、生产能力、周边配套是否便利、地理位置(就近不就远)、目前生产饱和度、是否有同类(或同材质)产品、供应商接单的积极度。

 　　以上看似很普通的问题，但是现在采购往往都会忽略这点，或是因为比较懒散，仅凭直觉去判断。在对供应商的状况确定掌握时，再发图纸报价，在报价过程中一定要结合实际情况把图纸的要点先与供应商沟通，比如：之前存在的质量问题、产品使用环境、关键尺寸、关键技术要求等，让供应商能比较准确的报价。对于试样件采购必须全流程跟踪，把要点与供应商沟通。这样供应商开发成功率比较高。

 　　至少自身负责的主要采购项目的专业知识必须具备，否则不可能和供应商有良好的沟通，也不会有一个合理的价格，这样的采购员肯定是行尸走肉。当然买的永远没有卖的精，好的采购对自身的主要采购物料的原材料、加工工艺、工时状况等重点要素非常了解，要做到勤跑现场观摩实际生产状况，做到心中有数。其余采购物料的大概知识也要知道。

 　　好多公司都有这样的状况，真的很纠结，很多采购人员的做法就是把这些物料统统发到一家供应商，觉得好管理，催货方便，东西多了采购金额大一点供应商也有点积极性，但是往往实际情况确适得其反，不是这个物料赶出来了那个物料就延期了;甚至供应商还要再往下分包其他协作厂家，掌控起来异常艰难，供应商也疲于奔命、怨言多多，最后伤害了供需双方。对于这样的情况首先要把这些物料分类，如机加工件，从其材质、生产工艺、表面处理等分别区分，分别下单，下单前要了解清楚目前供应商目前的生产现状、是否有现成材料等情况，如供应商或公司生产上有突发情况也好调整。

 　　先多家报价,接着多家比价,然后多家议价,最后确认最低价,这也许是最简单的方式，但不是最有效的方式。有的时候这是采购人员最喜欢用的方式，因为这个是各公司最喜欢的也能够接受的核价机制，但往往最后价格都不是最好的。对于《报价单》一定要求供应商提供的越细致越好，把各成本核算项目写清楚，越细也就越掩盖不了问题，采购员仔细分析就能发现问题，核价也就越清楚，供应商也才能接收你的议价要求，这样的价格才会是合理的价格。。

 　为了准确制定采购策略，首要先了解采购环境，其中对供应商的考核是制定决策依据的一个重要因素。很多采购者同样意识到此项工作的重要性，但有的企业基于存在某种状况无法去实施，或有的实施却是走与形式，其导致的结果采购管理无法准确制定采购策略，采购者仅凭个人主观下达采购订单，而供应商介于此种环境里是毫无危机意识，依然是我行我素。

 　　另外，无特殊情况采购要坚决杜绝供应商“独此一家”的情况发生，任何物料都必须有2家以上的供应商，哪怕价格不一样、物料的订购量再小都要有2家以上，一是避免供应商出现停电、放假、搬厂等客观因素，另一方面也有个相互制约。很多采购员都听见过“独此一家”的供应商最常说的“对不起，你再催，我不做了”或者直接回复让你撤单，这样时候采购员的出路只有妥协，哪怕质量再差、交期再长、价格最高，需方只好无条件的接受。采购工作就变成一塌糊涂了。

 　任何沟通能直接当面沟通最好，其次能发邮件不要传真，能传真的不要只电话，只有电话沟通没有记录;沟通中最好不要出现尽快、尽量、大约等模糊结果，一定要有确定的结果。并时时追踪。

 　很多采购人员把物料催回厂就松了口气，万事大吉了。物料到厂往往整个采购过程才进行了一半，首先在条件允许的情况下采购人员要第一时间到现场了解物料进厂状况，在检验前初步了解质量状况、到货数量、到货规格等基本情况出现问题立刻沟通解决，检验中时时跟进检验过程如有质量问题可以第一时间调整，不要等隔天甚至2、3天后《不合格品处理报告》开出后才开始沟通。检验合格后也要抽空了解一下生产装配状况，很多不合格品都是在生产装配中才发现到，如果去等待这些不合格信息传递我们这里，显然留给后期处理的时间就紧迫多了，成为是最难调整的状况，所以还是越早知道越好！

 　采购数据不仅仅需要分类与汇总，当前企业都有ERP系统，不需要采购专门整理。但是ERP系统不会专业分析，特别是对于价格。采购员不仅要会纵向对比数据，更重要是要会横向类比，我们常常在横向类比时会发现类似的物料采购价格确相差很远，这个方法很容易核查出价格不合理的状况。汇总也有利于发现主要物料的采购情况，为后续工作做准备。

 　　最后，“采购人应在适当的时间，以合适的价格购买到适当的数量且品质合格的物料，在规定时间内送到指定的地点。”这是采购人的职责，同样它是贯穿采购工作每一环节的思想，也是检查采购的每项工作的一个标准!

本文结束

CIPS苏州授权认证中心为CIPS中国认证总部授权指定的苏州地区CIPS国际认证培训、考试服务管理机构。※是苏州地区唯一同时获得CIPS官方及当地政府行政主管机关审批备案的认证机构※ 我们拥有近十年采购证书认证助学资历，是江苏省内极具规模性、权威性的供应链培训咨询平台之一，我们致力于传播最前沿的采购及供应链管理知识和最佳实践，为您提供卓越的供应链管理解决方案和咨询服务。详情点击本微信平台底部菜单/“在线办理”/“考试报名”查询相关考试计划和报名安排。

北、上、广、深，太远！在苏州就可以直接参加CIPS采购国际考试啦！